Elsbeth van Haselen, Hoofd Informatiemanagement bij de gemeente Leeuwarden – Onlangs kwamen de functioneel beheerders van de vijf bij Samenwerking Noord aangesloten gemeenten (Groningen, Leeuwarden, Assen, Emmen en Oldambt) samen voor een eerste bijeenkomst van de kennisgroep Sociaal Domein. ‘Het werd ook hoog tijd dat we eens met z’n allen om tafel gingen’, aldus Elsbeth van Haselen, Hoofd Informatiemanagement bij de gemeente Leeuwarden en mede-organisator van de kennisgroepbijeenkomst. ‘Als we samen dingen willen verbeteren, zullen we elkaar natuurlijk eerst moeten leren kennen.’

Binnen het Shared Servicecenter Leeuwarden, dat naast de hoofdstedelijke organisatie ook nog een aantal andere gemeenten in Noordwest-Friesland bedient, geeft Elsbeth van Haselen onder meer leiding aan het functioneel applicatie beheer. ‘De afdeling ICT zorgt voor de rails en de treinstellen, wij zorgen ervoor dat de wagons zo prettig en gebruiksvriendelijk mogelijk worden ingericht’, zo legt ze uit. ‘Ons doel is ervoor te zorgen dat iedereen zijn werk zo fijn en gemakkelijk mogelijk kan doen. In totaal betekent dit dat we zo’n zestig grote applicaties beheren.”

De wereld van het informatiebeheer is een beweeglijke, met veel verschillende partijen, protocollen en systemen. Het lijkt dus geen gek idee om eens in de zoveel tijd met collega’s om tafel te gaan. ‘Toch heeft het best nog even geduurd voor we iedereen bij elkaar konden krijgen voor een eerste bijeenkomst’, vertelt Van Haselen. ‘De insteek was om in eerste instantie een ‘meet and greet’ te organiseren zodat we elkaar (beter) konden leren kennen en om meer te weten te komen van wat er leeft onder de functioneel beheerders van de gemeenten.’

Uit die inventarisatie kwamen een aantal gemeenschappelijke punten duidelijk naar voren. ‘Het blijkt dat in verschillende organisaties een aantal van dezelfde vraagstukken leven. Zo werken alle kennisgroepleden met de Centric-applicatie GWS voor sociale diensten. Tot afgelopen najaar zat daar een erg strak releasebeleid op, met twee grote updaterondes per jaar. Zo’n half jaar geleden ging Centric echter werken met een meer SCRUM-gewijs releasemanagement, met meer kleinere patches. Dat heeft bij veel gemeentelijke functioneel beheerafdelingen voor veel gedoe gezorgd, omdat dergelijke updates niet zo even geregeld zijn. Omdat het om gevoelige gegevens gaat, wil je er geen enkel risico mee lopen. Tijdens zo’n traject ligt een hele afdeling Sociale Zaken stil.’

Daarnaast is GWS volgens Van Haselen een zwaar en erg complex softwarepakket, waarvoor moeilijk specialisten te vinden zijn. ‘We willen als kennisgroep dan ook samen op zoek naar manieren om die kennisschaarste het hoofd te bieden.’ Onderlinge kennisdeling kan daarin een belangrijke rol spelen, zo constateert Van Haselen. ‘Het kan erg leerzaam zijn om elkaar te vertellen waar we in ons dagelijks werk tegenaan lopen. Iedereen doet het net even anders en het kan maar zo zijn dat er in een andere organisatie al een oplossing voor jouw specifieke probleem bedacht is. Zo kun je elkaar dus al behoorlijk helpen.’

Tijdens de eerste bijeenkomst van de kennisgroep Sociaal Domein is de bodem gelegd voor verdere samenwerking. ‘We hebben direct van de gelegenheid gebruikgemaakt om afspraken te maken over bepaalde zaken. Zo is besloten samen te kijken naar hoe we de procedures rond rapportages beter vorm kunnen geven en zijn er plannen om een bijeenkomst te organiseren over het berichtenverkeer. Als gemeentelijke organisatie is er veel contact met landelijke voorzieningen. Daarbij heb je te maken met allerlei protocollen. Het is best ingewikkeld om dat allemaal goed op elkaar aan te laten sluiten.’

De eerste bijeenkomst kwam dus als geroepen, maar het mag duidelijk zijn dat de leden ook in de toekomst nog veel aan elkaar kunnen hebben. ‘Ik ben er echt van overtuigd dat we door meer samen te werken allemaal beter ons werk kunnen doen’, zo zegt van Haselen. ‘Het zou dan ook mooi zijn als meer gemeenten zich aanmelden bij Samenwerking Noord.’